fi       Skriv ut | pdf

Dokumentförvaltningen och arkiv-funktionen

God informationshantering förutsätter att offentligheten, dokumentförvaltningen, datasäker-heten, dataskyddet, e-tjänsterna och informationen är organiserade och ordnade och att det finns anvisningar om dem. God informationshantering förutsätter också informationsledning och personalledning, kunskap om dokumentförvaltningen samt att alla anställda visar ett en-gagemang och bär sitt ansvar. En välskött dokumentförvaltning är utgångspunkten för en god informationshantering och e-tjänsterna.

För att införa och genomföra en god informationshantering ska en kommunal myndighet se till att myndighetens handlingar och datasystem samt uppgifterna i dem är behörigen tillgängliga, användbara, skyddade och integrerade samt också sörja för andra omständigheter som påver-kar kvaliteten på uppgifterna. Bestämmelserna om god informationshantering i offentlighetsla-gen har en väsentlig inverkan på planeringen och genomförandet av dokumentförvaltningen då arkivlagen inte innehåller bestämmelser om detta.

Kraven på god informationshantering omfattar också utvecklingen av e-tjänster samt plane-ringen, införandet och användningen av kompatibla datasystem. Behandlingen av personupp-gifter i en elektronisk miljö ska vara lagenlig, systematisk och iaktta aktsamhet och god in-formationshantering. Därför är det speciellt viktigt att sörja för samarbetet mellan dokument-förvaltningen och informationsförvaltningen så det leder till en effektiv och resultatrik behand-ling, användning och arkivering av ärenden och de uppgifter som behövs för behandlingen av ärendena. Samarbetet mellan informationsförvaltningen och dokumentförvaltningen förutsätter en tydlig ansvarsfördelningen och tydliga ansvarsområden.

Organisationsförändringarna inom kommunalförvaltningen och de olika samarbetsformerna inom produktionen av kommunala tjänster ställer också krav på behandlingen av dokument-uppgifter. Varken organisationsförändringar eller samarbetsformer får äventyra en behörig behandling och tillgång till dokumentuppgifter och inte heller informationssäkerheten eller kundens rättssäkerhet. Organisationsförändringar ska inte hindra att ett samarbete också i fortsättningen följer en god informationshantering och en god behandling av personuppgifter. Arkivlagens krav på organisering av dokumentförvaltningen gäller också förändringssituationer i organisationen samt olika tjänster som tillhandahålls genom samarbetsavtal och köpta tjänster.

Enligt arkivlagen (831/1993, 9 §) ansvarar kommunstyrelsen för fastställandet av det praktiska ansvaret för dokumentförvaltningen samt för tillhörande anvisningar och övervakning. Syftet med dokumentförvaltningen är att styra och övervaka produktionen, behandlingen, be-handlingsordningen, förvaringstiden och arkiveringen av dokument och att se till att dokumenten är lätt tillgängliga med manuella och automatiska sökmetoder (hantering av dokumentets livscykel).

Kommunförbundets utvecklingschef vid arkivfunktionen och dokumentförvaltningen samarbetar med olika organisationer, exempelvis arkivverket, ministerier, sammanslutningar och andra organisationer. Samarbetet går ut på att främja revideringen och utvecklingen av praxis samt utbildningsplaneringen och utbildningsverksamheten inom kommunförvaltningens dokument-förvaltning och arkivfunktion.

Dokumentförvaltningen och arkivfunktionen vid Kommunförbundet erbjuder sakkunnigtjänster för kommunerna bland annat i form av anvisningar, utbildning, rådgivning, besök, telefon-tjänster, e-posttjänster och medverkan i olika samarbetsprojekt och arbetsgrupper. 



Ytterligare information

Visa kontaktinformation
Maaret Botska
Utvecklingschef +358 9 771 2664, +358 50 341 3274
Maaret Botska Utvecklingschef
Telefon:
+358 9 771 2664 
Mobiltelefon:
+358 50 341 3274 
E-post:
fornamn.efternamn@kommunforbundet.fi