fi       Skriv ut | pdf

Informationshantering

God informationshantering förutsätter att offentligheten, dokumentförvaltningen, datasäker-heten, dataskyddet, e-tjänsterna och informationen är organiserade och ordnade och att det finns anvisningar om dem. God informationshantering förutsätter också informationsledning och personalledning, kunskap om dokumentförvaltningen samt att alla anställda visar ett en-gagemang och bär sitt ansvar. En välskött dokumentförvaltning är utgångspunkten för en god informationshantering och e-tjänsterna.

Informationshantering (Information Management) betyder hantering av information som en organisation skaffar, producerar, använder och lagrar. Informationen ska förvaltas och behandlas så att den är tillförlitlig, främjar produktiviteten och går att använda effektivt för alla behov i verksamheten och för olika ändamål. 

God informationshantering förutsätter att offentligheten, dokumentförvaltningen, datasäkerheten, dataskyddet, e-tjänsterna och informationen är organiserade och ordnade och att det finns anvisningar om dem. Arkivlagen, offentlighetslagen och personuppgiftslagen har en central roll när det gäller att utveckla informationshanteringen. 

Informationshanteringen kan beskrivas enligt mognadsmodellen, där informationshantering på nivå fem är strategisk och stöder organisationens verksamhet. Till nivå 5 hör att behärska dokumentens beståndsdelar och publikationsprocessen under hela informationens livscykel. Detta gör det dessutom möjligt att publicera offentlig information som öppen data.

God informationshantering 

Enligt offentlighetslagen ska en myndighet för att införa och genomföra en god informationshantering se till att dess handlingar och datasystem samt uppgifterna i dem är behörigen tillgängliga, användbara, skyddade och integrerade samt sörja även för andra omständigheter som påverkar kvaliteten på uppgifterna. Kraven på god informationshantering omfattar också utveckling av e-tjänster samt planering, införande och användning av kompatibla datasystem. 

 Informationshanteringens 5 mognadsnivåer

 

Beredskapsnivåerna inom informationshanteringen kan delas in i 5 klasser enligt modellen med mognadsnivåer. Organisationen kan vara på olika nivåer beroende på informationsinnehållen. I organisationer på nivå 5 har informationshanteringen och dess betydelse för strategin fåtts att stödja verksamheten. 

NIVÅ 0: Personlig filhantering, NIVÅ 1: Gemensam filhantering, NIVÅ 2: Dokumenthantering, NIVÅ 3: Hantering av handlingar, NIVÅ 4: Informationshantering inom sociala nätverk och NIVÅ 5: Strukturell dokumenthantering (Kaario och Peltola 2008: Tiedonhallinta)

Arkivlagen

Enligt arkivlagen (831/1993, 9 §) ansvarar kommunstyrelsen för fastställandet av det praktiska ansvaret för dokumentförvaltningen samt för tillhörande anvisningar och övervakning. Syftet med dokumentförvaltningen är att styra och övervaka produktionen, behandlingen, behandlingsordningen, förvaringstiden och arkiveringen av dokument och att se till att dokumenten är lätt tillgängliga med manuella och automatiska sökmetoder (hantering av dokumentets livscykel). 

Behandling av personuppgifter

Enligt personuppgiftslagen ska behandlingen av personuppgifter vara lagenlig, och den systemansvarige ska iaktta aktsamhet och god informationshantering. Behandlingen av personuppgifter ska dessutom vara systematisk och ändamålsbunden. I lagen ingår bestämmelser bl.a. om personregister, registeransvarig, registrerade och känsliga uppgifter. 

Till den registeransvariges skyldigheter hör bland annat att informera den registrerade om behandlingen av personuppgifter, att se till att de registrerades rätt till insyn tillgodoses och att oriktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade personuppgifter rättas. Den registeransvarige ska över varje personregister utarbeta en registerbeskrivning/dataskyddsbeskrivning som ska hållas allmänt tillgängligt exempelvis på den registeransvariges verksamhetsställe eller webbtjänst. Till samma personregister hör separat hållna adb-register och manuella förteckningar och kartotek om de används för att sköta samma uppgift.

 

Dataombudsmannen ger anvisningar och råd om behandlingen av personuppgifter samt övervakar behandlingen av personuppgifter. På dataombudsmannens webbplats http://www.tietosuoja.fi/sv/index.html finns mycket information om bestämmelserna i personuppgiftslagen och om tillämpningen av den.

Förändringshantering

Organisationsförändringar och olika samarbetsformer ställer krav på behandlingen av dokumentuppgifter.  Vid förändringar bör man se till tillgängligheten, informationssäkerheten, att rättsskyddet iakttas och att dokumentuppgifterna behandlas på behörigt sätt. Verksamheten måste kunna fortsätta trots organisationsförändringarna med iakttagande av en god informationshantering och en god behandling av personuppgifter. Arkivlagens krav på organisering av dokumentförvaltningen gäller också förändringssituationer i organisationen samt olika tjänster som tillhandahålls genom samarbetsavtal och köpta tjänster. 

 

Kommunförbundet har publicerat en handbok, Asiakirjahallinto ja asiakirjatiedon turvaaminen kunnallisten organisaatioiden muutostilanteissa. Handboken kan laddas ner i e-bokhandeln på Kommunerna.net. 

 

Vår enhet använder e-postserviceinformationssamhallet@kommunforbundet.fi. 

Vi önskar att du i fortsättningen sänder dina frågor om informationshantering till e-postservicen i stället för till någon av de personliga e-postadresserna.