fi       Skriv ut | pdf

Revisionsnämndens uppgifter

Utdrag ur infobladet 4/1997)
Enligt kommunallagen skall fullmäktige:

* tillsätta en revisionsnämnd för organiseringen av granskningen av förvaltningen och ekonomin under de år som motsvarar fullmäktiges mandattid
* välja en eller flere revisorer för att granska förvaltningen och ekonomin.

Ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin som fullmäktige skall fatta beslut om, bereds av revisionsnämnden i stället för av styrelsen (KomL 71:2 och 53 ). Detta är ett undantag från kommunstyrelsens beredningsskyldighet. I texten nedan avses med benämningen nämnd revisionsnämnden. I vissa fall har benämningen revisionsnämnd använts för tydlighetens skull.

 På revisionsnämnden tillämpas de allmänna bestämmelserna om nämnder, om annat inte bestäms särskilt. Sådana särskilda bestämmelser ingår i kommunallagens 71 om nämndens mandattid, valbarhet till nämnden som ledamot, ordförande och viceordförande samt beredning av vissa revisionsärenden, i styelsens ställe, direkt till fullmäktige. I övrigt är revisionsnämnden jämförbar med andra nämnder.

Nämndens uppgifter är i allmänhet sådana att de förutsätter hela nämndens beslut. Kommunförbundet har i sin mall till revisionsstadga också tagit in möjligheten att ha sektioner. Indelning i sektioner är ett sätt bland andra att arrangera beredningen av ärenden till revisionsnämnden.

Medlemmarna i revisionsnämnden har inte en ställning som är direkt jämförbar med revisorernas ställning enligt den gamla kommunallagen. Nämndens ordförande, viceordförande eller enskilda medlemmar kan verka individuellt bara i samband med beredningen av ärenden för revisionsnämnden och på basen av nämndens beslut. Om man har organiserat beredningen av ärenden för revisionsnämnden så att de handhas av avlönad personal eller revisor kommer nämndens verksamhet helt att basera sig på kollegialt arbete och kollegiala beslut. På detta baserar sig också den ståndpunkten att en medlem i revisionsnämnden borde utnyttja sin rätt att erhålla konfidentiella uppgifter endast på basen av nämndens beslut. Denna ståndpunkt har bl.a. ingått i regeringens proposition till kommunallag (1994 rd - RP 192).

Rätten att erhålla konfidentiella uppgifter baserar sig uttryckligen på det uppdrag som revisionsnämnden och revisorn har enligt lagen. Då man nu klart har skilt åt revisionsnämndens arbete från revisorns arbete, har dessa också olika behov av att erhålla konfidentiella uppgifter. I revisionsnämndens verksamhet bör också denna fråga behandlas utgående från nämndens uppdrag och vilka uppgifter man behöver för att fullgöra detta. Emedan nämndens uppdrag är avsevärt mindre omfattande än revisorernas uppdrag enligt den gamla kommunallagen, är sannolikt ochså behovet av konfidentiella uppgifter mindre.

Fullmäktige tillsätter revisionsnämnden för organisering av granskningen av förvaltningen och ekonomin under de år som motsvarar fullmäktiges mandattid. Om det beslutande organet i en samkommun är en samkommunstämma väljs samkommunens revisionsnämnd enligt 71 i komunallagen för fyra år, oberoende av stämmorepresentanternas mandattid, om man inte i samkommunens grundavtal kommit överens om kortare mandattid för revisionsnämnden. Till organiseringen av granskningen av förvaltning och ekonomi hör att

* vid behov ge särskilda anvisningar åt revisorn

Revisorerna skall följa fullmäktiges och revisionsnämndens särskilda anvisningar, om de inte står i strid med lag, kommunens instruktioner eller god revisionssed (KomL 73:2). OFR-revisorn utför och ansvarar för revisionen. Nämndens anvisningar kan gälla särskilda detaljer, de kan inte styra revisorns arbete i allmänhet.

Då revisorn redogör för sin revisionsplan för mandatperioden inför nämnden, kan nämnden redan på basis av redogörelsen föreslå effektivare granskning av vissa tyngdpunktsområden genom att utöka den planerade arbetstiden för detta. Revisorn redogör också för sitt arbetsprogram för räkenskapsperioden. Under räkenskapsperioden kan det komma fram frågor eller uppgiftshelheter som nämnden anser att borde granskas noggrannare än vanligt. Nämnden bör då framställa ett tillräckligt noga specificerat önskemål direkt till revisorn.

Om nämnden anser att något särskilt ärende bör granskas i brådskande ordning kan den föreslå att granskningen utförs inom en viss tid. Det är dock skäl att nämnden kommer överens om en dylik brådskande granskning med revisorn, emedan den brådskande granskningen kan påverka fullföljandet av revisorns arbetsprogram och medföra tilläggskostnader. Nämnden och revisorn kan samtidigt komma överens om hur rapporteringen om den brådskande granskningen skall ske.

Nämndens särskilda anvisningar får inte stå i strid med lag, kommunens instruktioner eller god revisionssed. I så fall kan revisorn inte följa dem. Det är revisorn som tolkar denna begränsning och han kan vid behov framföra sina synpunkter i revisionsberättelsen. Om nämnden och revisorn tolkar följandet av anvisningen olika, borde man förhandla fram en överenskommelse innan revisionsberättelsen ges.

* följa med hur revisionen fortskrider genom att ta del av revisorns rapporter och andra utredningar

Fastän det är revisorn som ansvarar för revisionen, skall nämnden enligt sin instruktion följa med hur revisionen fullföljs, för att försäkra sig om att den blir sakenligt genomförd. Detta förutsätter dels att nämnden och revisorn har ett gott samarbete och dels att revisionen är tillräcklig och av god kvalitet.

Man bör utgå från att revisorn meddelar nämnden hur revisionsplanen och arbetsprogrammet för räkenskapsperioden förverkligas vid de tidpunkter och på det sätt nämnden besluter. Detta kan delvis ske skriftligt och delvis ske som muntliga redogörelser på nämndens möten. I praktiken kommer rapporteringstidpunkten och sättet att bero på granskningsobjektet och -skedet, gjorda iakttagelser och eventuella oklarheter.

De nya stadgandena i kommunallagen innebär att nämndens arbete mera påminner om övriga nämnders arbete jämfört med de granskningar av förvaltning och ekonomi som tidigare utfördes av förtroendevalda.

Enligt kommunallagen utser fullmäktige en eller flere revisorer för att granska förvaltning och ekonomi enligt de detaljerade stadgandena i 73 i kommunallagen. Det hör inte till nämndens uppgifter att utföra dessa granskningar eller rapportera om dem.

* göra framställningar om hur nämndens, revisorns och den interna övervakningens uppgifter kan samordnas på ett ändamålsenligt sätt

Till arrangerandet av granskningen av förvaltning och ekonomi hör att följa med den externa och interna kontrollen och att vid behov bereda initiativ och ändringsförslag för att samordna kontrollen på ett ändamålsenligt sätt. Då man bereder frågor om ökning eller omfördelning av resurser är det skäl att diskutera med revisorn och med kommundirektören för den interna kontrollens del.

Vid beredningen av förslag är det viktigt att se både kort- och långsiktiga behov i utvecklingen och samordningen av revisionen och den interna kontrollen. Ju mångsidigare verksamhet och vidare verksamhetsfält det är frågan om desto viktigare är det att planera också revisionen och den interna kontrollen för fullmäktiges mandatperiod men också för en längre tid.

Om det finns avlönad personal för intern revision underställd kommundirektören, kan det vara bra att diskutera hur personresurserna från den interna revisionen kan anlitas som hjälp för nämnden eller revisorn. Det är säkert ändamålsenligt att samarbeta men den interna revisionen, men det beror på kommundirektörens beslut i vilken utsträckning personalen kan användas som stöd för den externa revisionen. Därför är det skäl att begära en skriftlig arbetsplan också av den interna revisionen, åtminstone för nästa räkenskapsperiod.

Personer som står i tjänste- eller arbetsförhållande till kommunen kan endast i begränsad utsträckning anlitas för den externa revisionen. Gränsdagningen bör alltid göras av nämnden eller revisorn i samband med att uppdraget ges. Nämnden gör gränsdragningen för arbetsuppgifter som ankommer på den och revisorn för arbetsuppgifter som ankommer på honom. Om avlönad personal i tjänste- eller arbetsförhållande organisatoriskt underlyder revisionsnämnden uppstår inget sådant gränsdragningsproblem för nämnden. Personal som har organiserats på detta sätt kan anlitas för att utföra uppgifter som anvisas av revisionsnämnden och enligt avtal med revisorn för assisterande uppgifter i samband med revision enligt 73 kommunallagen, förutsatt att personalen har kapacitet och tillräcklig yrkesskicklighet.

Nämndens protokoll kan föras av en medlem i nämnden, revisorn, en kommunalt anställd person eller en annan utomstående person.

Enligt 71 kommunallagen skall nämnden bereda de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin och som fullmäktige skall fatta beslut om. Till de ärenden som bereds för fullmäktige hör:
 
* göra framställning till fullmäktige om anslag för nämndens och revisorernas utgifter
 
Nämnden ansvarar tillsammans med fullmäktige för att revisionen har tillräckliga resurser. En av förutsättningarna för att god revisionssed skall kunna iakttas är att det finns tillräckligt med tid för revisionen. En förutsättning för detta är att tillräckliga anslag har reserverats i budgeten.
 
Detta innebär emellertid inte att revisionsnämnden skulle lägga fram ett budgetförslag direkt för fullmäktige. Kommunens budget och ekonomiplan är en helhet och förslaget bereds av kommunstyrelsen för fullmäktige. Också revisionsnämndens budgetförslag ingår som en del i denna helhet. Om revisionsnämnden anser att kommunstyrelsen har minskat de anslag som nämnden behöver för att arrangera revisonen så mycket att en revision inte kan utföras med iakttagande av god revisionssed eller i enlighet med de mål som fullmäktige uppställt, kan nämnden föra ärendet till fullmäktige för behandling i samband med ärenden som gäller revisionen.

Nämnden ansvarar inför fullmäktige för sin egen del och för revisorns del för att tillräckliga anslag föreslås och att den godkända budgeten följs. Nämnden och revisorn skall bedriva samarbete i den utsträckning som det behövs också när det gäller att följa upp budgeten. Genom ett revisionsavtal försäkrar man sig vid behov om att uppdragsgivaren och revisorn uppfattar uppdraget på samma sätt. Om det finns behov av att köpa särskilda revisiontjänster eller konsultationer i anlsutning till revisionen skall orsakerna till detta vara andra än en felbedömning i det ursprungliga anbudet.

* vid anmärkning i revisionsberättelsen inhämta en förklaring av den som saken gäller samt kommunstyrelsens utlåtande
 
Om revisionsberättelsen innehåller en anmärkning skall nämnden inhämta en förklaring av den som saken gäller och begära utlåtande av kommunstyrelsen.
När nämnden har fått en förklaring av den som anmärkningen riktas mot och kommunstyrelsens utlåtande bereder den ett beslutsförslag till fullmäktige. Detta förfarande skall tillämpas vid alla anmärkningar.
 
När revisionsberättelsen och ansvarsfrihetsärendet bereds skall man beakta att man måste reservera tillräcklig tid för avgivande av en förklaring och för kommunstyrelsens utlåtande. När nämnden har fått förklaringarna och utlåtandet bereder den ett beslutsförslag till fullmäktige.
 
Till det förslag som nämnden bereder hör en separat bedömning av om de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp har nåtts. I utlåtandet kan nämnden ta ställning till om ansvarsfrihet skall beviljas och i det kan ingå andra förslag till åtgärder som asluter sig till revisionsberättelsen eller som nämnden annars anser det befogat att lägga fram för fullmäktige. I förslagen borde nämnden om möjligt bl.a. framföra sin åsikt om vilka praktiska åtgärder som skall vidtas för att ersätta uppstådd skada och vilka straffåtgärder eller diciplinära åtgärder som borde vidtas mot den redovisningsskyldige som har gett upphov till skadan. Även om nämnden lägger fram förslag för fullmäktige om att ansvarsfrihet skall beviljas lägger man också alltid fram revisionsberättelsen och revisorns utlåtande om ansvarsfrihet i sin helhet för fullmäktige.
 
* följa med vilka åtgärder revisorns meddelanden om konstaterade missförhållanden och fullmäktiges beslut i ärenden som gäller revisionen leder till
 
Nämnden borde bl.a. följa upp fullmäktigebeslut som baserar sig på revisionsberättelsen eller på förslag som nämnden berett. Uppföljningen skulle uttryckligen gälla verkställandet av fullmäktiges beslut och konsekvenserna av dessa.
Uppföljningen borde också gälla åtgärder som vidtagits på grund av revisorernas iakttagelser eller anmälningar.

I 71 kommunallagen bestäms att nämnden är skyldig att bedöma huruvida de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp har nåtts. Med bedömning av huruvida de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp har nåtts avses i denna bestämmelse att nämnden:
 
* redan under räkenskapsperioden (om rapporteringen medger) vid bestämda tider följa upp hur de mål som fullmäktige har ställt upp har nåtts
 
Nämndens mest centrala arbetsuppgift är att bedöma huruvida målen för verksamheten och ekonomin har nåtts. Det är viktigt att nämnden planerar sitt eget arbete också till denna del. Om det går att bereda och godkänna en plan för bedömningen blir den en god grund för berättelsen när bokslutet är färdigt. Om man utvecklar instrument för mätning av ekonomin och verksamheten, ställer upp mål och följer upp dem metodiskt, skapar man också förutsättningar för planeringen av nämndens eget arbete och för en bedömning av i vilken mån de uppställda målen har nåtts och för avgivandet av en berättelse.

De andra organen skall ge nämnden uppgifter om hur verksamheten har utfallit under räkenskapsperioden, t.ex. för den period som löper ut 30.6 och 30.9. Detta förutsätter dock att det går att samla in och rapportera uppgifter om verksamheten och att detta görs också under pågående räkenskapsperiod på beslut och på åtgärd av andra organ än revisionsnämnden och att det åtminstone görs till de delar som det är fråga om mål som godkänts i budgeten och ekononomiplanen. Juridiskt sett har budgetanslag, inkomstposter och mål som uppställts för verksamheten samma ställning. Detta innebär att man redan under den pågående räkenskapsperioden också borde följa med hur de mål som fullmäktige ställt upp för verksamheten nås, för att man skall kunna följa med hur budgeten förverkligas.
 
Om nämnden behöver uppgifter ur bokföringen som stöd för sin bedömning av de mål som fullmäktige uppställt kan den begära dessa uppgifter från bokföringen. Även om nämnden inte granskar uppgifter som ansluter sig till bokföringen är det nödvändigt för den med tanke på uppdraget att ha tillgång till redovisningsuppgifter ur bokföringen, t.ex. rapporter över budgetutfallet.
 
Om man redan under en pågående räkenskapsperiod kan konstatera att beloppen i budgeten och de uppställda målen är i obalans skall det organ som svarar för anslagen bereda ett ändringsförslag till budgeten. Det kan förekomma behov av att ändra budgeten i synnerhet när de mål som fullmäktige uppställer och mätningen av resultaten av verksamheten ännu håller på att utvecklas. Nämnden skall för sin del också medverka till att de budgetändringar som eventuellt behövs i kommunen bereds och läggs fram för fullmäktige redan på förhand och under räkenskapsperiodens gång. När man nu med hjälp av den nya budgetuppställningen och bokföringen granskar verksamhetens resultat bl.a. genom att se på om de uppställda målen uppnåtts, anslagen använts och inkomster influtit, borde de ändringar som behövs i budgeten alltid genomföras under verksamhetsåret, som sammanfaller med räkenskapsperioden. Ändringsbehovet och de gjorda ändringarna i budgeten kan bero på att anslagen och de uppskattade inkomsterna eller verksamheten underdimensionerats respektive överdimensionerats.
 
* efter att kommunens bokslut färdigställts jämföra de uppställda målen med den verksamhet som ägt rum
 
Nämnden har tillgång till den verksamhetsberättelse som avses i 69 kommunallagen. I den ingår en redogörelse för hur de bindande mål för verksamheten och ekonomin som uppställts av fullmäktige har nåtts. Nämnden har också tillgång till rapporter från andra organ om uppställda mål, om hur verksamheten utfallit och om kostnaderna samt eventuella utredningar av revisorn över verksamhetens kostnader och prestationer.

Om de olika organen inte har utrett orsakerna till betydande skillnader mellan de mål som fullmäktige har ställt upp och den verksamhet som bedrivits, skall nämnden göra det. Nämnden kan be det organ som saken gäller att utreda skillnaderna samt orsakerna till och eventuella följder av dem. I kommuner där det finns tjänstemannarevisorer kan nämnden också be dessa både om hjälp med utredningen och om utlåtanden. När nämnden har fått utredningen tar den ställning och lägger fram sitt motiverade förslag eller sitt utlåtande för fullmäktige.
 
Fullmäktige kan också ställa upp sådana mål för verksamheten och ekonomin som inte ingår i budgeten. Till nämndens uppgifter hör också att bedöma hur dessa mål har uppfyllts. Utgångspunkt för bedömningen av mål som inte hör till budgeten är beslutets art och hur bindande det kan anses vara. De bindande mål som tagits in i budgeten avspeglar fullmäktiges vilja på samma sätt som anslagen och de beräknade inkomsterna, medan andra mål, t.ex. de som ingår i dispositionsplanerna, oftast har lagts fram av det organ som har berett budgetförslaget som motivering till verksamheten och behovet av anslag. Till dessa tar fullmäktige inte ställning.
 
Det hör till nämndens uppgifter att bedöma om verksamheten är ändamålsenlig. Den skall bedöma hur verksamheten har arrangerats, huruvida den är nödvändig, uppställningen av mål för verksamheten och huruvida målen har uppnåtts.
 
Verksamheten och dess effekter skall bedömas också i förhållande till kostnaderna.
Om fullmäktige har uppställt mål för verksamheten och ekonomin också för samfund eller stiftelser som hör till kommunkoncernen skall nämnden ockkså bedöma huruvida målen har uppnåtts för deras del. Nämndens bedömning kan enbart grunda sig på uppgifter som kommunen har fått i egenskap av moder för koncernen.
* rapporterar till fullmäktige vid behov och senast i samband med behandlingen av den helhet som gäller godkännande av bokslutet och beviljande av ansvarsfrihet
I allmänhet räcker det med att nämnden bereder sina egna förslag och initiativ för räkenskapsperioden som en helhet som ges till fullmäktige i samband med revisionsberättelsen. Nämnden bedömer vad som är tillräckligt.

Det är dock möjligt att det under räkenskapsperioden kommer fram sådana ärenden som genast borde komma till fullmäktiges kännedom och behandlas där. Likaså kan det komma fram ärenden som nämnden under räkenskapsperioden framför till kommunstyrelsen som förslag eller initiativ. För detta rapporteringsbehov kan man använda nämndens protokoll. Revisionsnämndens protokoll är offentliga och för dem gäller samma bestämmelser som för de övriga nämndernas protokoll. 
Innehållet granskat av:
1.7.2011 Korento Sari

Ytterligare information

Visa kontaktinformation
Jan Björkwall
Sakkunnig +358 9 771 2085, +358 50 522 2789
Mikael Enberg
Utvecklingschef +358 9 771 2540, +358 500 508 831
Telefon:
+358 9 771 2085 
Mobiltelefon:
+358 50 522 2789 
Fax:
+358 9 771 2570 
E-post:
fornamn.efternamn@kommunforbundet.fi 
Uppgifter:
redovisning
ekonomistyrning
Tilläggsuppgifter:
Betjänar också på svenska 
Mikael Enberg Utvecklingschef
Telefon:
+358 9 771 2540 
Mobiltelefon:
+358 500 508 831 
Fax:
+358 9 771 2570 
E-post:
fornamn.efternamn@kommunforbundet.fi 
Uppgifter:
skatteprognoser
budgetering
finansiering
Tilläggsuppgifter:
Betjänar också på svenska