Ofta har vissa företag kontaktat enskilda anställda i kommunen per telefon trots att dessa inte ens har haft rätt att ingå avtal för kommunens räkning. Företaget har med avsikt tolkat den anställde fel så att ett avtal påstås ha ingåtts i samband med att företaget första gången tog kontakt.
Kommunförbundet rekommenderar att de anställda får anvisningar om att inte göra beställningar per telefon. Per telefon kan man be företaget lämna in korrekt uppgjord offert till den person som handhar beställningarna i kommunen. Offerten ska innehålla en tydlig beskrivning av varan eller tjänsten, kvaliteten och kvantiteten, prissättningsgrunden och det totala priset.
Kommunen kan också centralisera beställningarna så att endast en viss person har rätt att göra beställningar. Modern teknik möjliggör också att telefonsamtal spelas in. Om ett telefonsamtal spelas in, ska detta meddelas företagsrepresentanten under samtalet.
Ett avtal som kommunen vilseletts att ingå binder inte kommunen. Kommunförbundet uppmanar kommunerna att göra en skriftlig reklamation eller en reklamation som kan verifieras på något annat sätt så snart som möjligt, helst innan räkningen kommer. En räkning på en beställning som kommunen vilseletts att göra behöver inte betalas även om företaget skulle hota med indrivning.
Varor som eventuellt levererats ska skickas tillbaka till företaget. Om kommunen kontaktas på ovan nämnda sätt, finns det anledning att internt informera om saken i den utsträckning det behövs och gällande de åtgärder som är nödvändiga för att bevaka kommunens intressen och rättigheter.
Ofta lönar det sig också att kontakta polisen eftersom det kan ha kommit in flera anmälningar gällande företaget.